Büromaschinen Karl - Dokumentenmanagement - Workflow & Prozesse

Geben Sie Ihren Abläufen Struktur

Ein einfacher Workflow

Mit ELO können Sie verschiedenste Unternehmensabläufe einerseits abbilden und andererseits steuern.

Sie definieren zuerst die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Diese werden dann für den Workflow im ELO übernommen. Jedes Dokument - z.B. eine Rechnung - durchläuft dann den für ihn vorgesehenen Prozess. Jeder Mitarbeiter, der in den Prozess eingebunden ist, bekommt automatisiert Aufgaben zugewiesen (Beispielsweise: Kontrolliere die Rechnung). Diese Aufgaben können, je nach Vorgaben, auch einen zeitlichen Rahmen erhalten (beispielsweise: Kontrolliere die Rechnung binnen 24 Stunden). Hat ein Mitarbeiter seine Aufgabe erledigt, wird das Dokument - gemäß dem hinterlegten Prozess - an den nächsten Mitarbeiter übergeben.

So kann beispielsweise nicht darauf vergessen werden, eine Rechnung rechtzeitig zu kontrollieren und bezahlen, um die Skontofrist einzuhalten.

Mehr geht immer

Mit ELO können Sie aber noch einen Schritt weiter gehen. Viele Vorgänge haben erst einmal keinen Bezug zu Dokumenten, wie z.B: Urlaubsanträge. Mit dem formularbasierten Workflow lassen sich auch diese Prozesse einfach und wirksam automatisieren. Ohne großen Aufwand bauen Sie mit dem Formular-Editor Ihr eigenes Ablauf-Formular und setzen einen Workflow dahinter: So erstellen Sie z.B: ein Urlaubsformular, in dem bereits alle relevanten Daten wie Name, Resturlaub etc. voreingetragen sind. ELO holt sich diese Daten aus der Personaldatenbank.

Workflow-Monitoring

Mit diesem Werkzeug werden Ihnen die Arbeitsschritte grafisch angezeigt. Sie sehen auch auf einem Blick, in welchem Status sich das Dokument derzeit befindet.