Tschüss Papierkrieg - Hallo digitales Büro!
Sind Sie schon im digitalen Zeitalter angekommen, oder suchen Sie noch immer mühsam nach Informationen in Ihren Aktenbergen? Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem erhalten Sie jede Information mit nur einem Mausklick!
Wie das funktioniert?
Step by Step!
1 Erfassen
Ein DMS erfasst alle elektronisch einlangenden Dokumente automatisch und hinterlegt eingescannte Papierdokumente in einer Datenbank.
2 Verteilen und Bearbeiten
Mittels DMS können Dokumente an ausgewählte Gruppen oder Bearbeiter elektronisch übermittelt werden (Workflow). Das Dokument selbst wird dabei nicht herumgeschickt, sonder ausschließlich ein Link. Das hat den Vorteil, dass auf einer gemeinsamen Datenbank gearbeitet werden kann, ohne auf lästige Verteilerlisten achten zu müssen.
3 Archivieren
Dokumente werden in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt und werden dort aufbewahrt. Für Rechtsstreitigkeiten, Finanzprüfungen etc. haben Sie somit Ihre Nachweise immer sofort griffbereit.
Was können wir/was ein DMS leisten?
Wir können Sie dabei unterstützen, ein DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen. Dokumentenmanagement ist für jedes Unternehmen geeignet, unabhängig von der Unternehmensgröße. Viel eher geht es um die Art und den Umfang der jeweiligen Dokumente und die damit einhergehenden Arbeitsabläufe.
Wir helfen dabei,
-das Nutzungspotential aufzuzeigen
-mögliche Problemfelder zu identifizieren
-Lösungsansätze zu entwickeln
-ein DMS-Gesamtkonzept zu erarbeiten
-die strukturellen, finanziellen und technischen Folgen abzuschätzen
-einen schrittweisen Umsetzungsplan zu erstellen
Das Herzstück Ihres DMS ist die digitale Archivierung
Es hilft Ihnen dabei,
-Dokumente für sämtliche Mitarbeiter zentral zur Verfügung zu stellen
-Dateien rasch aufzufinden
-Workflow-Parameter zu erarbeiten, um wiederkehrende Aufgaben automatisiert zu verwalten
-die Durchlaufzeit zu minimieren und die Arbeitseffizienz zu steigern
-Fehler schnell aufzufinden und deren Ursachen zu beseitigen
-Und noch vieles mehr!
✓ Effiziente Prozesse
Automatisierte Prozesse erhöhen die Produktivität und senken damit die Kosten.
✓ Transparente Prozesse
Änderungen an einem Dokument werden vollständig protokolliert und bleiben nachvollziehbar.
✓ Sofortige Auskunftsfähigkeit
Der aktuelle Berbeitungsstand ist mit einem Klick einsehbar und kann jederzeit abgerufen werden.
✓ Strukturierter Überblick
Eine zentrake Ablage aller Unterlagen sorgt für Übersichtlichkeit.
✓ Erhebliche Zeitersparnis
Bearbeitungszeiten werden durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchmechanismen verkürzt.
✓ Angebundene Drittsysteme
Drittsysteme lassen sich nahtlos einbinden und ermöglichen einen systemübergreifenden Informationsfluss.
✓
Native Apps mit vielen Vorteilen der jeweiligen Plattform
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Umfangreiche Funktionen für die mobile Nutzung
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Für Smartphone und Tablet verfügbar
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Unterwegs vernetzt bleiben und Prozesse am Laufen halten
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Anstoßen von definierten Workflows
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Unterstützung formulargebundener Workflows
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Offline arbeiten und auskunftsfähig bleiben
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Anstoßen von definierten Workflows
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Unterstützung formulargebundener Workflows
Alle Vorteile nocheinmal auf einen Blick
- Blitzschnelles Finden Ihrer Dokumente durch leistungsstarke Suchmechanismen
- Microsoft Office vollständig integrieren und weitere Softwarelösungen einbinden
- Papierdokumente auf Knopfdruck scannen und automatisiert in den richtigen Ordner ablegen
- Dokumente zentral ablegen, vorgagnsbezogen verwalten und rechtskonform archivieren
- Drucken, archivieren und versenden in einem Arbeitsschritt
- Selbsterklärende und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche
- Gemeinsam an Dokumenten arbeiten und immer auf dem aktuellen Stand bleiben
- Perfekte Ordnung und übersichtliche Auswertungen zu Rechnungen und Verträgen
- Daten mobil erfassen und Dokumente überallhin mitnehmen
- Komfortable Datensicherung ganz einfach per Mausklick lokal oder über Cloud Service